Skip to main content

Rollen en rechten

In dossiers is informatie niet vanzelfsprekend voor iedereen toegankelijk. De verschillende rollen en rechten maken deze werkwijze beheersbaar. De rollen staan los van de functies in een bedrijf. Per rol wordt bepaald welke rechten iemand heeft. Deze rechten zijn gekoppeld in machtigingensets.

Voorbeeld machtigingenset: om gebruikers te kunnen beheren, moet er permissie zijn om:

  • Gebruikers aan te maken
  • Gebruikers te lezen
  • Gebruikers te bewerken
  • Gebruikers te verwijderen

Veelgestelde vragen:

Kan ik gebruikers groeperen om snel rechten te verlenen?

Dossiers dienen vaak ter beschikking te staan voor een hele groep van medewerkers of betrokkenen. Wanneer er vele gebruikers betrokken zijn, is het beheer wellicht intensief. Het is mogelijk om “Rollen” te benoemen waaraan de gebruikers kunnen worden gekoppeld.

  1. Leg onder de functie <Beheer/Rollen> een rol vast, bijvoorbeeld “Afdeling sales” of “Verenigingslid”, of “Kantoormedewerker” en koppel gebruikers aan deze rol.
  2. U kunt vervolgens de rol koppelen aan een dossier.
Hoe kan ik zien welke gebruikers toegang hebben tot een dossier?

Iedere betrokkene bij een dossier kan direct opvragen wie toegang heeft tot het dossier met de autorisatiematrix. Vermeld worden de personen en hun rol met permissies.

Kan ik het gebruikersoverzicht met rollen en rechten exporteren naar Excel?

Dit overzicht (autorisatiematrix) kan geëxporteerd worden indien uitvragende partijen als bijvoorbeeld de accountant een opgave wil hebben van de personen die toegangsrechten hebben en welke autorisaties aan hen zijn toegekend.

  1. gebruikers overzichten kunnen geëxporteerd worden in csv-formaat.
  2. Start MS-Excel en kies direct voor ‘Tabellen” en u beschikt dan over alle informatie ter verdere bewerking.
Waarom heb ik machtigingensets nodig?

Zo kan een beheerder in een keer iemand voorzien van alle benodigde rechten voor een bepaalde taak. Een gebruiker kan bijvoorbeeld niet bewerkt worden als de permissie gebruikers lezen niet is toegekend.

Waarom heb ik als licentiehouder niet direct overal toegang toe?

Gegevens in dossiers zijn vertrouwelijk, de beheerder heeft hier niet automatisch toegang toe. Indien nodig kan de beheerder zichzelf toevoegen in iedere specifieke rol, waaronder ook de rol van dossiereigenaar en het dossier inzien.

Kan ik een gebruiker rechten geven voor een afzonderlijke submap van een dossier?

Nee, dit is niet mogelijk. Rechten worden verleend per dossier om het beheer overzichtelijk te houden. Als een gebruiker leesrechten heeft zijn alle submappen en documenten te bekijken en downloaden. Met schrijfrechten kan de gebruiker in alle submappen bestanden uploaden.

Advies: Maak een tweede dossier aan en verleen toegang aan de gebruiker. Gebruik dit dossier om bestanden te laten uploaden of om specifieke documenten te laten goedkeuren. Verplaats daarna het document door te downloaden en uploaden naar het andere dossier.

Welke rol krijg ik als Licentiebeheerder?

De licentiebeheerder heeft niet direct een rol in DigiRecord maar kan via het BEHEER onderdeel in het menu zichzelf of een andere gebruiker toewijzen als Beheerder. Hiermee krijgt de gebruiker alle machtigingensets.