Dossiers dienen vaak ter beschikking te staan voor een hele groep van medewerkers of betrokkenen. Wanneer er vele gebruikers betrokken zijn, is het beheer wellicht intensief. Het is mogelijk om “Rollen” te benoemen waaraan de gebruikers kunnen worden gekoppeld.

1. Leg onder de functie <Beheer/Rollen> een rol vast, bijvoorbeeld “Afdeling sales” of “Verenigingslid”, of “Kantoormedewerker” en koppel gebruikers aan deze rol.
2. U kunt vervolgens de rol koppelen aan een dossier.

Iedere betrokkene bij een dossier kan direct opvragen wie toegang heeft tot het dossier met de autorisatiematrix. Vermeld worden de personen en hun rol met permissies.

De licentiebeheerder heeft niet direct een rol in DigiRecord maar kan via het BEHEER onderdeel in het menu zichzelf of een andere gebruiker toewijzen als Beheerder. Hiermee krijgt de gebruiker alle machtigingensets.

Gegevens in dossiers zijn vertrouwelijk, de beheerder heeft hier niet automatisch toegang toe. Indien nodig kan de beheerder zichzelf toevoegen in iedere specifieke rol, waaronder ook de rol van dossiereigenaar en het dossier inzien.

De eigenaar van een dossier bepaald de toegang tot het dossier. Dossiers bevatten vaak vertrouwelijke gegevens die niet iedereen binnen de DigiRecord omgeving mag inzien. De dossiereigenaar kan ook gebruikers beheren en bepalen wie toegang krijgt.

Werkstromen zijn bedoeld om goedkeuring te vragen of een document te delen.

Maar bij de start van een proces kan ook als eerste een werkstroom worden aangemaakt vanuit de hoofdmap van een dossier. Bijvoorbeeld als bevestiging dat een gebruiker de instructies van DigiRecord heeft gelezen. Zet de 1^e taak dan op ‘goedkeuren’.

Nee, dit is niet mogelijk. Rechten worden verleend per dossier om het beheer overzichtelijk te houden. Als een gebruiker leesrechten heeft zijn alle submappen en documenten te bekijken en downloaden. Met schrijfrechten kan de gebruiker in alle submappen bestanden uploaden.

Advies: Maak een tweede dossier aan en verleen toegang aan de gebruiker. Gebruik dit dossier om bestanden te laten uploaden of om specifieke documenten te laten goedkeuren. Verplaats daarna het document door te downloaden en uploaden naar het andere dossier.