Dossiers dienen vaak ter beschikking te staan voor een hele groep van medewerkers of betrokkenen. Wanneer er vele gebruikers betrokken zijn, is het beheer wellicht intensief. Het is mogelijk om “Rollen” te benoemen waaraan de gebruikers kunnen worden gekoppeld.

1. Leg onder de functie <Beheer/Rollen> een rol vast, bijvoorbeeld “Afdeling sales” of “Verenigingslid”, of “Kantoormedewerker” en koppel gebruikers aan deze rol.
2. U kunt vervolgens de rol koppelen aan een dossier.

Iedere betrokkene bij een dossier kan direct opvragen wie toegang heeft tot het dossier met de autorisatiematrix. Vermeld worden de personen en hun rol met permissies.

Dit overzicht (autorisatiematrix) kan geëxporteerd worden indien uitvragende partijen als bijvoorbeeld de accountant een opgave wil hebben van de personen die toegangsrechten hebben en welke autorisaties aan hen zijn toegekend.

1. gebruikers overzichten kunnen geëxporteerd worden in csv-formaat.
2. Start MS-Excel en kies direct voor ‘Tabellen” en u beschikt dan over alle informatie ter verdere bewerking.

Nee, dit is niet mogelijk. Rechten worden verleend per dossier om het beheer overzichtelijk te houden. Als een gebruiker leesrechten heeft zijn alle submappen en documenten te bekijken en downloaden. Met schrijfrechten kan de gebruiker in alle submappen bestanden uploaden.

Advies: Maak een tweede dossier aan en verleen toegang aan de gebruiker. Gebruik dit dossier om bestanden te laten uploaden of om specifieke documenten te laten goedkeuren. Verplaats daarna het document door te downloaden en uploaden naar het andere dossier.