Skip to main content

Dossiersjablonen

Vergelijk het aanmaken van een dossier met het kopen van een ordner. Zet een naam op de kaft en bepaal zelf de dossierinhoud of kies uit één van de vele voorbeelden. Het dossier heeft altijd een hoofdmap. Zowel in de hoofdmap als (sub-)mappen is het opslaan van bestanden of documenten mogelijk.

Voordelen digitaal dossier

  • Vaste mappenstructuur per sjabloon, alle gebruikers kunnen bestanden snel vinden.
  • Veilige omgeving voor het opslaan van documenten.
  • Gebruikers snel toegang verlenen of onttrekken.
  • Dossiers en documenten veilig delen met relaties en medewerkers volgens de AVG wet.
  • Structuur blijft gewaarborgd door de ‘Beheerder dossiersjablonen’.
  • Sjablonen kunnen worden geïmporteerd en geëxporteerd.

Alle dossiers gekoppeld aan een dossiersjabloon veranderen mee indien er iets in de structuur van het dossiersjabloon wordt gewijzigd.

Veelgestelde vragen:

Kan ik een dossier achteraf aan een ander sjabloon koppelen?

Nee, dit is niet mogelijk. Documenten zijn gekoppeld aan folders. Deze folders zijn niet in ieder sjabloon gelijk. Een bestaand dossiersjabloon kan wel worden aangepast.

Er staan teveel (sub-)mappen in mijn dossier, hoe kan ik deze ordenen?

Indien u bijvoorbeeld jaarmappen hebt aangemaakt voor de laatste 25 jaren, dan zal een behoorlijk deel slechts zelden worden geraadpleegd. Maak archiefmappen aan in het dossiersjabloon. Vervolgens kunnen submappen met alle onderliggende mappen eenvoudig naar het archief worden gesleept bijvoorbeeld voor jaarmappen die niet meer recent zijn.

Deze functie kan ook worden toegepast op afgewikkelde projecten en afgeronde clientdossiers.

De volgorde van mijn dossiermappen zijn niet chronologisch, kan ik de sortering aanpassen?

Bepaal de volgorde van dossiermappen in het dossiersjabloon door een toevoeging in de titel te maken. 01, 02, 03 bijvoorbeeld voor mappen per maand. Anders zal er automatisch gesorteerd worden op alfabet.

Ik heb niet voor al mijn dossiers dezelfde mappen nodig, kan ik deze per dossier verwijderen.

De processen van de verschillende dossiers zijn in dit geval niet helemaal gelijk. Daarom is het nodig om een nieuw sjabloon aan te maken. Het oorspronkelijke kan worden gedupliceerd en aangepast met meer of minder mappen.