Een nieuw werkstroomsjabloon bestaat uit een aantal taken. Werk de taken van een werkstroom eerst uit op papier zodat de structuur klopt. Denk aan het aantal goedkeuringen, het uploaden van documenten en het verzenden van notificaties.

1. Ga naar BEHEER en klik op WERKSTROOMSJABLONEN.
2. Klik rechtsonder op de groene + voor een nieuw sjabloon.
3. Klik op NIEUW.
4. Geef de werkstroom een naam.
5. Vul optioneel een omschrijving in.
6. Kies hoe vaak een notificatie email van een herinnering verzonden wordt.
7. Eerste herinnering: geef het aantal dagen op voorafgaand aan de datum waarop de werkstroom moet zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld 4 weken voordat een contract afloopt.
8. Opvolgende herinneringen: Zolang de werkstroom niet is afgerond voor de ingestelde datum kan de herinnering frequent worden verzonden. Bijvoorbeeld om de 2 dagen.
9. Als de deadline is verstreken maar de taak is niet uitgevoerd kan een 3e herinnering worden verzonden op basis van het aantal dagen na de uiterlijke deadline. Deze herinnering blijft verzonden worden zolang de werkstroom open staat.
10. De gebruiker kan direct vanuit de herinneringsmail doorklikken naar de betreffende taak.

11. Klik op OPSLAAN.
12. Voeg indien gewenst taken toe aan de werkstroom.

13. Geef de taak een naam en een omschrijving.
14. Kies daarna voor het type taak. Goedkeuren of Document, hierbij wordt gevraagd een document te uploaden.
15. Bij ‘taak die de eigenaar toewijst’ kan een andere taak uit de werkstroom geselecteerd worden. De eigenaar die is aangewezen voor deze taak moet ook de opvolgende taak uitvoeren.
16. De taak start direct of na het opgeven van het aantal maanden, weken en dagen vanaf de aanmaakdatum. Bijvoorbeeld: er wordt vandaag een nieuwe werkstroom gestart. Dan kan de taak worden ingesteld op starten over 1 maand. Een tweede taak start vervolgens over 1 maand en 2 weken. En taak drie start pas na 2 maanden. Laat ze gerust op 0 staan als het exacte proces niet duidelijk is bij het aanmaken van een sjabloon.
17. De startdata kan bij het starten van een werkstroom met een agendatool worden aangepast.
18. Klik op OPSLAAN.
19. Indien gewenst kan de volgorde van taken worden aangepast met de pijltjes in het takenoverzicht. Let op dat er rekening moet worden gehouden met opvolgende taken van dezelfde eigenaar.
20. Indien taken gelijktijdig moeten starten kan deze met behulp van de pijltjes worden toegevoegd aan de taak erboven. Het taaknummer wordt dan hetzelfde als de bovenstaande. In het overzicht staat dan bijvoorbeeld 2 keer taak 3.