Skip to main content

Werkstromen

Werkstromen dienen voor het beoordelen van bestanden die opgenomen worden in een dossier. Een werkstroom bevat 1 of meerdere taken. Een taak wordt toegekend aan een gebruiker met dossiertoegang. De gebruiker ontvangt notificaties per e-mail als herinnering om de taak op tijd uit te voeren.

De werkstroomeigenaar kan taken die niet zijn afgehandeld aanpassen door de werkstroom te stoppen en herstarten.

Voorbeelden van werkstromen zijn:

  • Het goedkeuren van documenten, zoals vergaderstukken, offertes, inkoopfacturen.
  • Processen volgen, zoals gegevens verzamelen voor het opstellen van een begroting, ziekmeldingsprocedure, Wwft-checklist.
  • Het uitvoeren van werkprogramma’s en verzamelen van documenten.
  • Werkinstructies welke periodiek dienen te worden uitgevoerd.
     

Werkstromen geven een eenduidige werkwijze en daardoor blijven taken beheersbaar.

Bekijk ook de tool AOIC.nl om processen en structuren in een organisatie te beschrijven.

Veelgestelde vragen:

Kan ik werkstromen gebruiken om een opzichzelfstaand proces te starten?

Werkstromen zijn bedoeld om goedkeuring te vragen of een document te delen.

Maar bij de start van een proces kan ook als eerste een werkstroom worden aangemaakt vanuit de hoofdmap van een dossier. Bijvoorbeeld als bevestiging dat een gebruiker de instructies van DigiRecord heeft gelezen. Zet de 1e taak dan op ‘goedkeuren’.

Waarom kan ik als ‘Werkstroom eigenaar’ een ‘taak’ niet afhandelen?

Taken zijn persoonsgebonden en horen bij een proces. De eigenaar van een werkstroom kan wel zichzelf toewijzen als eigenaar van een taak, en deze dan afhandelen. Het is fraudegevoelig als de werkstroomeigenaar taken kan manipuleren.

Kan ik meerdere documenten gelijktijdig uploaden?

Het opvragen van een document in een taak is bedoeld voor 1 document per taak. Een 2e document kan wel in een volgende taak worden opgevraagd.

Kan ik terugkerende werkstromen inplannen voor een heel jaar?

Voor elke taak kan een aparte tijdsperiode gekoppeld worden met een tussenpose van  een aantal maanden, weken of dagen. Bij het starten van de werkstroom kan voor elke taak een andere doel map worden gekozen. De gebruiker ontvangt voor iedere taak een notificatie per e-mail.

Een gebruiker is langdurig ziek, kan ik de werkstroom overdragen?

De werkstroombeheerder kan een andere gebruiker toewijzen en ervoor kiezen om de werkstroom helemaal te stoppen en herstarten.

Gerelateerd:

Taken
Werkstroom starten
Werkstroom afkeuren, stoppen en herstarten
Voortgangsbewaking