Het is belangrijk dat de beheerder van de koppelingen in PM Record een licentiegebruiker is in de PM Online omgeving van de licentiehouder. Daarnaast moet deze licentiegebruiker toegang hebben tot de PM CRM omgeving van de licentiehouder en daar tevens de rol accountbeheerder hebben.

Wat doet de koppeling
De integratie met PM Record zorgt ervoor dat wijzigingen in relaties, contactpersonen en adressen doorlopend worden aangepast in PM CRM. De koppeling is tevens een importfunctionaliteit om alle relaties en contactpersonen toe te voegen in PM CRM. 

Voor welke relatietypes

Alle PM Record relaties van het relatietype Klant, Prospect, Leverancier en Adviseur. De gegevens van het relatietype klant zijn leidend als een relatie van meerdere relatietypen is.

Specifieke velden voorbereiden
Webadressen van relaties in PM Record dienen genoteerd te zijn inclusief http:// of https:// anders kan er niet gekoppeld worden en werkt de link niet vanuit PM CRM.

Indien het KVK-nummer is ingevuld in PM Record kan de informatie in PM CRM direct na het koppelen gesynchroniseerd worden met de gegevens uit de KVK.

Open PM CRM vanuit PM Record

Autorisatie
In PM Record is er geen autorisatie op relatieniveau. Dit betekent dat een PM Record gebruiker toegang heeft tot alle relaties in PM Record. In PM CRM wordt de autorisatie juist op accountniveau ingesteld. Zorg er dus voor dat iedere gebruiker van PM Record in PM CRM toegang heeft tot alle accounts om problemen met de synchronisatie te voorkomen. Dit kan eenvoudig worden ingesteld door iedere gebruiker in PM CRM in de rol interne medewerker te plaatsen. En bij elk account de rol interne medewerker toegang te verlenen.

1 op 1 koppelen
De adressen van de relatie worden automatisch gekoppeld op basis van het adrestype. Let op: zorg ervoor dat je in de PM CRM account van ieder adrestype maar één adres hebt, net als in PM Record.

Let op: Doordat één adres en één persoon in PM Record op meerdere relaties in PM Record betrekking kan hebben kan het zijn dat een wijziging in één adres of één persoon in PM Record meerdere adressen en contactpersonen wijzigt in PM CRM. Namelijk bij alle PM CRM accounts die gekoppeld zijn aan een PM Record relatie waar dat adres in gebruik is of waar die persoon bij betrokken is.

Een relatie uit PM Record kan maar aan één PM CRM account gekoppeld worden en een PM CRM account kan maar één keer gekoppeld zijn.  

Relaties automatisch koppelen

1. Ga in PM Record naar het startscherm en klik onder het kopje Beheer op Stamgegevens.
2. Ga in het volgende scherm naar het tabblad Entiteiten en selecteer het gewenste bedrijf om mee te koppelen. Deze krijgt nu een blauwe selectie kleur.
3. Klik op PM Online Integratie.

4. Vul in het pop-up scherm de inloggegevens en authenticator-code in van de PM Online licentie.

5. Indien de koppeling geslaagd is komen er twee vinkjes in PM Record te staan.
6. Klik op het pijltje voor de bedrijfsnaam om de koppeling te openen.

7. PM Record en de PM Online licentie worden nu naast elkaar weergegeven.
8. Kies onderin PM Record op hetzelfde scherm voor ‘Relatie koppelingen beheren’.

9. Alle PM Record relaties van de entiteit staan hier onder elkaar. Klik op 'toevoegen' om in een keer alle relaties in PM CRM te importeren als dat nog niet is gedaan.
   
   a.Kies in het volgende scherm de accounteigenaar van de relaties. Dit is een verplicht veld.
   
   b. Klik als alle relaties succesvol zijn toegevoegd op de knop toevoegen om de migratie af te ronden.
   
   
10. Of indien er al relaties zijn aangemaakt in PM CRM, vink de gewenste relaties aan die gekoppeld moeten worden. (Max. 10 tegelijk). Klik vervolgens onderaan op ‘Automatisch koppelen’. 

11. Er verschijnt een pop-up mededeling. Hierin is aangegeven op welk niveau de koppeling gemaakt is per relatie. Hierbij is het KvK-nummer leidend. Vervolgens wordt gekeken naar klantnummer of relatienummer, volledige naam, naam en zoekcode. Of er komt een melding te staan welke velden aangepast moeten worden.

12. De relatie krijgt na het koppelen, achter de naam een oranje icoon met een C. Klik op het icoon om direct naar de accountkaart in PM CRM te gaan.
13. Klik na het koppelen van relaties op ‘Aangepaste relaties synchroniseren’.
14. Ververs in PM CRM het scherm met F5.
15. Nu zijn de gekoppelde relaties aangevuld met bestaande informatie uit PM Record.

Optioneel synchroniseren met de KVK-koppeling

16. Vul de accounts in PM CRM verder aan met informatie uit de KVK-koppeling (indien opgenomen in abonnement).

Relaties handmatig koppelen

Er kan ook handmatig gekoppeld worden. Bijvoorbeeld als de PM Record relatie niet gevonden wordt in PM CRM.

1. Klik in het Beheer PM Online integratie op een relatie zonder koppeling met PM CRM.
2. De relatie opent, gebruik het vergrootglas onder PM Online om te zoeken in PM CRM.
   Hier worden alleen de relaties weergegeven die nog niet eerder gekoppeld zijn met PM Record.
3. Klik op OK en vervolgens op Bewaren.

Ga hierna verder met het koppelen van contactpersonen.