Het is belangrijk dat de beheerder van de koppelingen in PM Record een licentiegebruiker is in de PM Online omgeving van de licentiehouder. Daarnaast moet deze licentiegebruiker toegang hebben tot de PM CRM omgeving van de licentiehouder en daar tevens de rol accountbeheerder hebben.

Wat doet de koppeling
De integratie met PM Online zorgt ervoor dat wijzigingen in PM Record relaties, contactpersonen en adressen worden aangepast in PM CRM accounts, contactpersonen en adressen. De koppeling is geen importfunctionaliteit om alle relaties en contactpersonen te importeren in PM CRM.

Voor welke relatietypes
Alle PM Record relaties van het relatietype Klant, Prospect, Leverancier en Adviseur. De gegevens van het relatietype klant zijn leidend als een relatie van meerdere relatietypen is. Een relatie uit PM Record kan maar aan één PM CRM account gekoppeld worden en een PM CRM account kan maar één keer gekoppeld zijn.

Open PM CRM vanuit PM Record

Autorisatie

In PM Record is er geen autorisatie op relatieniveau. Dit betekent dat een PM Record gebruiker toegang heeft tot alle relaties in PM Record. In PM CRM wordt de autorisatie juist op accountniveau ingesteld. Zorg er dus voor dat iedere gebruiker van PM Record in PM CRM toegang heeft tot alle accounts om problemen met de synchronisatie te voorkomen. Dit kan eenvoudig worden ingesteld door iedere gebruiker in PM CRM in de rol interne medewerker te plaatsen. En bij elk account de rol interne medewerker toegang te verlenen.

1 op 1 koppelen
De adressen van de relatie worden automatisch gekoppeld op basis van het adrestype. Let op: zorg ervoor dat je in de PM CRM account van ieder adrestype maar één adres hebt, net als in PM Record.

Contactpersonen automatisch koppelen

1. Ga in PM Record naar het startscherm en klik onder het kopje Beheer op Stamgegevens.
2. Ga in het volgende scherm naar het tabblad Entiteiten en selecteer het gewenste bedrijf om mee te koppelen. Deze krijgt nu een blauwe selectie kleur.
3. Klik op PM Online Integratie.

4. Vul in het pop-up scherm de inloggegevens en authenticator-code in van de PM Online licentie.

5. Indien de koppeling geslaagd is komen er twee vinkjes in PM Record te staan.
6. Klik op het pijltje voor de bedrijfsnaam om de koppeling te openen.

7. PM Record en de PM Online licentie worden nu naast elkaar weergegeven.
8. Kies onderin PM Record op hetzelfde scherm voor ‘Relatie koppelingen beheren’.

9. Alle PM Record relaties van de entiteit staan hier onder elkaar. Vink de gewenste relatie aan waarvan de contactpersonen gekoppeld moeten worden.
10. Klik vervolgens onderaan het scherm op ‘Contactpersoon koppelingen beheren.

11. Vink de contactpersonen aan die gekoppeld moeten worden met PM CRM.
12. Klik vervolgens onderaan het scherm op automatisch koppelen.
13. Er verschijnt een pop-up mededeling. Hierin is aangegeven op welk niveau de koppeling gemaakt is per relatie. De volledige naam is leidend, vervolgens het emailadres, de achternaam, de roepnaam en de voorletters. Of er komt een melding te staan welke velden aangepast moeten worden.

14. Klik op sluiten en ‘Bewaren’.
15. Klik na het koppelen van contactpersonen op ‘Aangepaste contactpersonen synchroniseren’.
16. Ververs in PM CRM het scherm met F5.
17. Nu zijn de gekoppelde contactpersonen aangevuld met bestaande informatie uit PM Record.
18. De relatie krijgt na het koppelen, achter de naam een oranje icoon met een C. Klik op het icoon om direct naar de accountkaart in PM CRM te gaan.
19. Achter de naam in het relatieoverzicht staat nu een uitroepteken omdat er contactpersonen gekoppeld zijn.

Contactpersonen handmatig koppelen

Er kan ook handmatig gekoppeld worden. Bijvoorbeeld als de PM Record contactpersoon niet gevonden wordt in PM CRM.

1. Klik in het Beheer PM Online integratie Contactpersonen op een contactpersoon zonder koppeling met PM CRM.
2. De contactpersoon opent, gebruik het vergrootglas onder PM Online om te zoeken in PM CRM. Hier worden alleen de contactpersonen weergegeven die nog niet eerder gekoppeld zijn met PM Record.
3. Klik op OK en vervolgens op Bewaren.